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Tag-der-Hochzeit-Koordinator Ein Tag-der-Hochzeit-Koordinator ist die perfekte Lösung für Paare, die sich entschieden haben, den größten Teil der Planung selbst zu übernehmen. Die Planung Ihrer eigenen Hochzeit ist eine großartige Möglichkeit, das Budget einzuhalten und die Kosten niedrig zu halten. Aber wenn Ihr Hochzeitstag kommt, brauchen Sie einen Profi an Ihrer Seite, der die Details Ihres Plans minütlich umsetzt. Viele Paare bitten ihre Trauzeugin, ein Familienmitglied oder einen Freund, diese Aufgabe zu übernehmen. Aber die Verwaltung all dieser Details kann sehr stressig sein. In den meisten Fällen haben Familie und Freunde keine Erfahrung mit der Leitung einer Veranstaltung und fühlen sich allzu oft überfordert, wenn sie versuchen, sich auf alles zu konzentrieren, was getan werden muss, um sicherzustellen, dass Ihr Tag reibungslos verläuft.
Als Ihr Koordinator für den Hochzeitstag bin ich von Anfang bis Ende vor Ort. Ich werde die zentrale Anlaufstelle, die Hauptansprechpartnerin an Ihrem Hochzeitstag sein. Obwohl ich vor Ihrem Hochzeitstag sicherlich für Brainstorming und Beantwortung Ihrer Planungsfragen zur Verfügung stehe, sollten alle Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten vor der Hochzeit abgeschlossen werden. Eine Broadway-Produktion braucht einen Bühnenmanager ... Ihre Hochzeit braucht einen Hochzeitstag-Koordinator! Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der Aufgaben, die CCO für Ihre Hochzeit übernehmen wird:
3 Wochen vor Ihrer Hochzeit • Erstellen Sie mit dem Paar einen allumfassenden Zeitplan. • Überprüfen Sie alle Vereinbarungen, die das Paar zuvor mit Lieferanten getroffen hat.
1 Woche vor Ihrer Hochzeit • Bestätigen Sie den Zeitplan mit den Anbietern. • Stellen Sie sicher, dass alle Anbieter wissen, wann und wo sie sich aufhalten und wo sie sich einrichten müssen. • Stellen Sie sicher, dass alle Anbieter wissen, dass sie sich während der Veranstaltung mit allen Fragen an CCO (Telefon, SMS, E-Mail) wenden können. Hochzeit
Probe • Arbeiten Sie mit dem Standesbeamten zusammen, um die Hochzeitsprobe zu leiten. • Während der Probe trifft sich die Hochzeitsgesellschaft am Ort der Zeremonie, um die Prozession, die Zeremonie und die Rezession zu proben. • Stellen Sie sicher, dass die Hochzeitsgesellschaft weiß, wann und wo sie sich am Hochzeitstag aufhalten soll.
Vor der Zeremonie Am Ort des „Ankleidens“ des Paares: • Koordinieren Sie den Zeitplan für Haare und Make-up mit der Hochzeitsgesellschaft und den Stylisten. • Essenslieferungen koordinieren. • Koordinieren Sie den Aufbau und Abbau aller Mahlzeiten. • Lassen Sie sich persönliche Blumen liefern (Brautstrauß, Brautjungfernblumen und Ansteckblumen). • Verteilen Sie persönliche Blumen. • Stellen Sie sicher, dass der Amtsträger die Heiratsurkunde hat, bevor die Zeremonie beginnt. • Stellen Sie sicher, dass der Fotograf die Fotoshooting-Liste hat. • Versammeln Sie Hochzeitsgesellschaft und unmittelbare Familie für Fotos. • Koordinieren Sie Ankunft / Parken von Transportdiensten. • Weisen Sie die Hochzeitsgesellschaft an, wann sie zur Zeremonie aufbrechen soll. • Helfen Sie der Hochzeitsgesellschaft mit Hochzeitskleidern, Kleidern, Anzügen, Smokings (brauchen Sie Nähzeug oder Fleckenentferner ... wir haben sie!).
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• Stellen Sie regelmäßige Erinnerungen bereit, um sicherzustellen, dass sich die gesamte Hochzeitsgesellschaft pünktlich anzieht. • Bereiten Sie ein Notfall-Kit für den Hochzeitstag vor. Das Set enthält Artikel wie Fleckenstifte, Haarspray, Sicherheitsnadeln, ein Nähset, eine Schere, Static Guard, Deodorant, Mundwasser, Zahnpasta, Strohhalme, Pflaster und Snacks. • Erinnern Sie die Hochzeitsgesellschaft an Last-Minute-Details. • Kommunizieren Sie mit dem Ort der Zeremonie, um eine reibungslose Ankunft am Ort der Zeremonie zu gewährleisten. Zeremonie • Stellen Sie sicher, dass die Platzanweiser Programme haben. • Richten Sie Zeremonienartikel ein (Gangläufer, Kerzen, Sandzeremonie, Rosenzeremonie, Liebesbriefkasten, Handfestschnüre usw.). • Stellen Sie sicher, dass die Platzanweiser/Trauzeugen pünktlich eintreffen und bereit sind, die Programme zu verteilen, wenn die Gäste eintreffen. • Lassen Sie sich persönliche Blumen für die Hochzeitsfeier liefern. • Benachrichtigen Sie Platzanweiser/Trauzeugen darüber, wann sie damit beginnen sollen, Gäste zu ihren Plätzen zu eskortieren. • Trauzeugen werden darin geschult, wie man richtig als Platzanweiser dient. • Koordinieren Sie die Aktivitäten der Zeremonienmusiker/DJs. • Stellen Sie in Zusammenarbeit mit dem DJ sicher, dass die Mikrofone getestet wurden und bereit sind. • Bestätigen Sie die Zeremonienmusik mit Musikern/DJs und legen Sie fest, welche Handzeichen verwendet werden und wann Musik angesagt werden soll. • Als Bindeglied zum Zeremonienmeister fungieren und entscheiden, welches Signal verwendet wird, um den Beginn der Zeremonie zu signalisieren.
Bleiben Sie vor Beginn der Zeremonie in regelmäßigem Kontakt mit dem Paar und der Hochzeitsgesellschaft. • Richten Sie die Hochzeitsgesellschaft für ihren Eingang den Gang hinunter aus. • Rufen Sie die Musiker der Zeremonie an, wenn die Hochzeitsgesellschaft bereit ist, mit der Prozession zu beginnen. • Versammeln Sie Familie und Freunde für Fotos nach der Zeremonie. • Sammeln Sie Zeugen, um sich mit dem Standesbeamten zu treffen, um die Heiratsurkunde zu unterzeichnen.
Empfangsfeier • Begrüßen Sie Anbieter (Bands, Floristen, Caterer usw.) und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wo sie aufbauen müssen. • Ordnen Sie Tischbestuhlung/Namenskarten an. • Stellen Sie sicher, dass Blumen und Dekorationen für den Empfang richtig aufgestellt sind. • Stellen Sie sicher, dass Pavillons, Zelte und Beleuchtung ordnungsgemäß aufgestellt sind, und beheben Sie gegebenenfalls Fehler. • Bestätigen Sie den Zeitplan für die Essensausgabe mit dem Catering-Personal und den Kellnern. • Gästebuch und Kugelschreiber, Champagnerflöten, Kuchenschneideutensilien aufstellen. • Stellen Sie Annehmlichkeiten wie spezielle Körbe, Handtücher und Seifen in Waschräumen auf. • Sorgen Sie für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Cocktailstunde. • Sehen Sie sich die Esstische an und vergewissern Sie sich, dass sie richtig aufgestellt sind.
• Führen Sie die Gäste nach der Cocktailstunde in den Speisebereich. • Helfen Sie den Gästen, ihren Esstisch zu finden. • Sagen Sie dem Pastor, wann es Zeit ist, den Essenssegen zu spenden. • Finden Sie das Paar und positionieren Sie es so, dass es für seine Vorstellung und seinen ersten Tanz bereit ist. • Cue-Band, sobald die Gäste ihre Tische gefunden haben und das Paar bereit ist, sich vorzustellen. • Rufen Sie Bands, Fotografen und Videofilmer an, wenn wichtige Ereignisse stattfinden (Einführungen, Tänze, Trinksprüche usw.). • Rufen Sie den Trauzeugen und den Vater der Braut an, wenn sie zum Toast angekündigt werden. • Weisen Sie das Catering-Personal darauf hin, kurz vor dem Toast Champagner einzuschenken. • Achten Sie auf den Zeitpunkt des Catering-Services und stellen Sie sicher, dass die Gäste umgehend bedient werden.
• Bewahren Sie ein Fundbüro an einem sicheren Ort auf. • Verteilen Sie am Ende des Abends Restzahlungen/Zuwendungen an die Verkäufer. • Bleiben Sie während der gesamten Veranstaltung erreichbar. • Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird, um Gebühren für Überstunden durch den Veranstaltungsort zu vermeiden. • Richten Sie gegen Ende des Abends einen Gasttisch ein. • Packen Sie Geschenke, Karten und verschiedene Gegenstände für Zeremonien und Empfänge ein und halten Sie sie bereit, damit sie am Ende der Nacht zum Fahrzeug eines Familienmitglieds gebracht werden können. • Koordinieren Sie die Abreise des Paares vom Empfang. • Abflugtransport koordinieren
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